Blurred people mingling

PERSONVÆRNSÆRKLERING

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan og hvorfor Sparebankstiftelsen Askim samler inn og behandler personopplysninger.

Sparebankstiftelsen Askim behandling av personopplysninger er
i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.

Rettslig grunnlag for behandling av
personopplysninger

 

Behandling av personopplysninger er ikke tiltatt med mindre det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag. Et slikt behandlingsgrunnlag kan eksempelvis være samtykke fra den registrerte, kontrakt (inngåelse av avtale), lov eller at vi som behandlingsansvarlig har en «berettiget interesse» som overstiger den registrertes krav på personvern.

Vårt behandlingsgrunnlag er i hovedsak kontrakt, og i noen tilfeller samtykke. Dersom Stiftelsen skal behandle personopplysninger til barn under 16 år kreves det samtykke fra de foresatte.

Tildeling

Dersom du har mottatt en tildeling fra oss, er vi avhengig å oppbevare opplysninger for eksempel kontonummer, e-postadresse, etc. for kunne utbetaling av tildelte midler.

 

Honorar

Dersom du hatt et oppdrag for oss, er vi avhengig av å oppbevare opplysninger som kontonummer, fødsels-  personnummer, etc. for kunne foreta utbetaling av honorar. 

 

Arrangementer

Dersom du har mottatt en invitasjon fra oss, er vi avhengig av å oppbevare opplysninger som navn og epostadresse for å kunne foreta utsendelse av invitasjon.

Samarbeidspartnere

For å ha nødvendig kontakt med våre samarbeidspartnere oppbevares opplysninger som e-postadresse, postadresse og telefonnummer til relevante kontaktpersoner.

Hvilke personopplysninger behandles

Personopplysninger Sparebankstiftelsen Askim samler inn kan deles inn i følgende kategorier:

  • Identifikasjon. For søkere og kontaktpersoner/brukere er vi nødt til å innhente navn og mobiltelefonnummer. I tillegg dokumenteres dette ved bruk av BankID.

  • Kontaktinformasjon som epostadresse og postadresse.

  • Finansielle opplysninger som kontonummer og fødselsdato.

  • Bilder. Stiftelsen har en stor bildebase som dokumentasjon på tildelinger/arrangementer.

 

Sparebankstiftelsen Askim samler ikke inn eller registrerer opplysninger som kan ansees som sensitive opplysninger etter personopplysningsloven

 

Vår bruk av personopplysninger

 

Vi samler inn og behandler personopplysninger for at vi skal kunne oppfylle vår avtale med:

  • Søkere og kontaktpersoner/brukere som registrerer seg via vår elektroniske søknadsportal

  • Personer som engasjeres til oppdrag hos Stiftelsen og/eller våre datterselskap

  • Personer som skal inviteres til ulike type arrangement

  • Personer hos våre samarbeidspartnere som vi har kontakt med

 

I tillegg innhenter vi samtykke, fra personer eller foresatte, før bruk av bilder der personer kan gjenkjennes.

 

Sparebankstiftelsen Askim jobber kontinuerlig med forbedring av våre nettsider og søknadssystem. I tillegg gjennomfører vi av og til undersøkelser som er relevant for vår virksomhet. I den forbindelse vil vi henvende oss til våre søkere og brukere/kontaktpersoner. Slik henvendelse skjer ikke uten samtykke.

 

Hvilke databehandlere bruker vi?

 

Sparebankstiftelsen Askim bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene som innhentes og er å anse som behandlingsansvarlig etter personopplysningsreglene. Registrerte personopplysninger behandles konfidensielt hos oss og det er bare de med tjenstlig behov som vil ha tilgang til våre personregistre. Som hovedregel vil vi derfor heller ikke dele personopplysninger med noen utenfor Stiftelsen. Visse personopplysninger vil bli utlevert til leverandører av tjenester som behandler data på vegne av og etter instruks fra Sparebankstiftelsen Askim. Dette skjer kun i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle den forpliktelse vi har på tatt oss eller oppfylle de lovkravene vi er underlagt, og vi sørger for at mottakeren oppfyller gjeldende taushetsforpliktelser og krav til vern av personopplysninger og disse kan ikke brukes til annet formål enn det som er avtalt.

 

Informasjon om våre følgere på sosiale medier

Sparebankstiftelsen Askim benytter sosiale medier som Facebook, Instagram, osv. Vi får informasjon om dine besøk fra Facebook. Facebook benytter informasjonskapsler og samler dermed inn informasjon om trafikk, besøk. Dette er anonymisert informasjon.  

 

Lagring av personopplysningene og sletting

 

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området. Sparebankstiftelsen Askim beholder opplysningene dine så lenge de trengs for de formålene som opplysningene dine ble samlet inn og behandlet for, eller så lenge det kreves i henhold til over og forskrifter.

Hvis du har inngått en avtale med oss vil vi beholde personopplysningene som er nødvendige for å oppfylle avtalen eller for å oppfylle krav til oppbevaringstid i lov eller forskrift som for eksempel:

  • Skatterapportering. Minst fem år etter opphør av avtaleforholdet.

  • Bokføringsformål. Etter bokføringsforskriften kreves oppbevaring inntil ti år etter regnskapsårets slutt.

 

Søkere eller kontaktpersoner/brukere som ikke har vist aktivitet i den elektroniske søknadsportalen i løpet av en 5 års periode slettes.

Personer som ikke ønsker å motta invitasjoner blir umiddelbart slettet fra invitasjonslisten. Dersom vedkommende ikke har respondert på invitasjoner siste 3 år, blir også vedkommende slettet fra listen.

Bilder i bildedatabasen slettes ikke da disse anses å ha en berettiget interesse for stiftelsen i forhold til historisk verdi og dokumentasjon av Stiftelsens virksomhet gjennom tildeling av midler til allmennyttige formål.

Sparebankstiftelsen Askim sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysningene eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen.

 

Dine rettigheter

 

Alle som spør, har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter GDPR – generell personvernforordning. Sparebankstiftelsen Askim har gitt denne informasjonen i denne personvernerklæringen.

Du kan lese om dine rettigheter på hjemmesiden til Datatilsynet.

Her finner du en oversikt over dine rettigheter.